Verkkosivujen ylläpito – miten se kannattaa järjestää?

Uudet ja hienot verkkosivut on avattu. Mitä sen jälkeen? Verkkosivuja pitää nimittäin ylläpitää, päivittää ja kehittää. Tekstit muuttuvat, palvelut uudistuvat, yhteystiedot vaihtuvat ja välillä sivuille tarvitaan kokonaan uutta sisältöä. Kannattaako verkkosivuja päivittää itse vai ulkoistaa ylläpito ammattilaiselle? Entä kuka huolehtii teknisistä päivityksistä? Kuka nämä asiat oikeastaan hoitaa? Tässä on muutama käytännön vinkki verkkosivujen ylläpidon järjestämiseen.

Mitä verkkosivujen ylläpito tarkoittaa?

Verkkosivujen ylläpitoon kuuluu kaksi eri asiaa:

Nämä ovat hieman eri asioita, eikä yhden ihmisen tarvitse välttämättä hoitaa kaikkea. Teknistä ylläpitoa voi tehdä verkkosivujen tekijä yhteistyössä webhotellin kanssa. Sen voi myös antaa pelkästään webhotellin hoidettavaksi, jos sellainen kuuluu webhotellin maksulliseen palveluun. (Huom! Webhotelli ei tee hakukoneoptimointia eikä yleensä koodaustakaan.)

Kannattaako verkkosivuja päivittää itse?

Monissa tapauksissa kyllä. Jos verkkosivuilla on WordPress ja sivuston rakenne on tehty järkevästi, yrityksen oma henkilö voi hyvin päivittää esimerkiksi yhteystietoja, kuvia, uutisia ja pieniä tekstimuutoksia.

Itse tekeminen on hyvä vaihtoehto silloin, kun:

• sivuille tulee päivityksiä usein
• yrityksessä on henkilö, joka osaa käyttää WordPressiä
• halutaan säästää pienissä päivityksissä
• sisältö halutaan pitää nopeasti ajan tasalla

Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse opetella itse. Jos WordPressin käyttö tuntuu hankalalta tai päivityksiä tulee vain muutaman kerran vuodessa, ulkopuolinen apu voi olla paljon helpompi ratkaisu. Lisäksi jos itsellä on liian kiire tai muita töitä paljon, kannattaa verkkosivujen ylläpito ulkoistaa.

Mitkä asiat kannattaa antaa ammattilaiselle?

Tekniset päivitykset on yleensä järkevää antaa verkkosivujen tekijälle tai muulle WordPress-ammattilaiselle, jos yrityksellä ei ole omaa teknistä osaamista. WordPressin ja lisäosien päivitys voi joskus aiheuttaa yhteensopivuusongelmia. Siksi on hyvä, että joku osaa tarvittaessa korjata tilanteen eikä sinun tarvitse hermoilla tai selvittää mistä ongelma johtuu. Myös suuremmat muutokset, kuten sivurakenteen uudistaminen, uudet toiminnallisuudet, verkkokaupan muutokset tai tekniset SEO-työt kannattaa yleensä teettää ammattilaisella.

Hyvä nyrkkisääntö on: Pienet sisältömuutokset voi tehdä itse. Tekniset muutokset kannattaa antaa osaavalle tekijälle.

Entä jos sisältöjä pitää päivittää jatkuvasti?

Silloin kannattaa miettiä ylläpitoa jo verkkosivujen suunnitteluvaiheessa. Pyydä verkkosivujen tekijältä lyhyt WordPress-koulutus, jonka jälkeen yrityksen oma henkilö pystyy hoitamaan tavallisimmat päivitykset. WordPressin ylläpitonäkymästä löytyy hyvät ohjeet ja netissä on paljon lisää tietoa ja ohjeita mikäli haluat opiskella itsenäisesti.

Toinen vaihtoehto on sopia kuukausittaisesta ylläpidosta tai jatkuvasta ylläpidosta tarvittaessa. Tällöin yrityksen ei tarvitse miettiä, kuka päivittää sivut, jos jotain pitää muuttaa. Viesti vain ylläpitäjälle, mitä sivuille tarvitaan, ja työ hoidetaan sovitun käytännön mukaan.

Kuka tekee mitäkin?

Ylläpito kannattaa jakaa yrityksen tarpeiden mukaan.

Tärkeintä on, että vastuut ovat selvät. Verkkosivujen ei pitäisi jäädä päivittämättä vain siksi, että kukaan ei tiedä, kenen vastuulla ne ovat.

Mistä verkkosivuille löytää ylläpitäjän?

Helpointa on tehdä yhteistyötä verkkosivujen alkuperäisen tekijän kanssa. Jos sama henkilö tai yritys tuntee sivuston rakenteen, päivitykset sujuvat yleensä nopeasti. Jos alkuperäistä tekijää ei enää tavoita, WordPress-ylläpitäjiä löytyy esimerkiksi graafisista suunnittelijoista, verkkosivutoimistoista ja WordPressiin erikoistuneista freelancereista.

Ylläpitäjää valitessa kannattaa kysyä ainakin:

• Mitä ylläpitoon kuuluu?
• Hoidetaanko tekniset päivitykset?
• Voinko tehdä itse sisältöpäivityksiä?
• Paljonko pienet muutokset maksavat?
• Onko mahdollista sopia kuukausittaisesta ylläpidosta?
• Kuka auttaa, jos sivusto lakkaa toimimasta?

Hyvä ylläpitäjä ei ainoastaan päivitä sivuja. Hän auttaa myös pitämään verkkosivut toimivina ja ajan tasalla.

Miten Cinnamon Graphics hoitaa ylläpitoa?

Eniten teen ylläpitoa tarvittaessa eli en yleensä tee sopimuksia kuukausimaksullisesta ylläpidosta. Webhotelli huolehtii tietoturvasta ja päivityksistä taustalla, mutta seuraan tekemieni verkkosivujen tilannetta ja WordPress-päivityksiä. Jos on aihetta, käyn tekemässä tekniset päivitykset tai muutokset sisältöön. Yleensä asiakas tekee itse pieniä sisältömuutoksia ja ottaa minuun yhteyttä, kun tarvitaan minun osaamistani. Nukkuvia asiakkaita käyn herättelemässä tarvittaessa.

Suosittelen, että minuun otetaan yhteyttä matalalla kynnyksellä. Ei ole niin pientä risausta ettenkö sitä voisi tehdä. Mielellään olen mukana, kun tulee isompia muutoksia. Ota myös yhteyttä mikäli joudut sulkemaan sivut tai haluat vaihtaa tekijää. Lisäksi puhelin- ja sähköpostituki on minulla ilmaista eli olen aina tukena ja turvana.

Ylläpidon ei tarvitse olla vaikeaa

Verkkosivujen ylläpidolle ei ole yhtä oikeaa tapaa. Pienelle yritykselle voi riittää, että omistaja päivittää sisältöjä itse ja verkkosivujen tekijä tai webhotelli huolehtii teknisestä ylläpidosta. Toiselle yritykselle taas sopii paremmin kokonaan ulkoistettu ylläpito. Tärkeintä on, että verkkosivut eivät jää vuosiksi oman onnensa nojaan.

Ajantasaiset verkkosivut kertovat asiakkaalle ja hakukoneille, että yritys on aktiivinen, palvelut ovat kunnossa ja sivustolla oleva tieto on luotettavaa. Siksi verkkosivujen ylläpito kannattaa nähdä osana yrityksen normaalia markkinointia – ei ylimääräisenä pakkopullana.

Huom! Tekstin luonnosteluun ja kuvan tekoon käytin ChatGPT:tä.