fbpx

Projektisuunnittelu ja aikataulutus

Deadline lähestyy ja työ ei ole lähimainkaan valmis! Tuttu tilanne aika usein monellakin alalla. Suunnittelutyön tilaamista voi vähän verrata lentolippujen ostoon eli mitä aikaisemmin varaat ja teet tilauksen, sitä helpompi on suunnitella koko projekti. Lentokentällekään ei mennä sillä kellonajalla, jolla kone lähtee. Silloin olet jo myöhässä. Lento varataan jo etukäteen ja kentällä pitää olla tunti-pari ennen koneen lähtöä. Töitä on eri laajuisia ja monenlaisia. Aikataulutusta kannattaa miettiä. Mukana voi nimittäin olla monta muuttujaa.

Tavallisen työpäivän aikana minulla on sekä nopeita pikatöitä että hitaampia isoja projekteja. Yksi työ odottaa kommentteja, toinen pitää olla asap (as soon as possible), kolmas on työn alla ja luvattu tälle päivälle, neljättä pääsen tekemään, kun nopeat työt on tehty. Aikataulut jokaisessa elävät koko ajan. Tilanne voi muuttua hetkessä eli ykkönen pitääkin tehdä asap, kakkosen deadline siirtyi, kolmas odottaa kommentteja ja neljättä pääsenkin tekemään heti, kun ykkönen on tehty.

Päivissä ja viikoissa on myös eroja. Välillä tuntuu, että kaikki työt ovat yhtäaikaa ja välillä on hiljaisia päiviä. Työssä on myös sesonkiajat eli hiljaisinta on joulun ja kesälomien aikaan.

Ennakoi ja tilaa ajoissa

Nykyisin puhutaan paljon kiireestä ja hektisyydestä. Siihen voi vaikuttaa paljon, kun ennakoi, tilaa ja briiffaa työt ajoissa. Alalla pyritään olemaan joustavia ja palveluhenkisiä, jotta tilatut työt saadaan tehtyä sovitussa aikataulussa. Hermoja ja yhteistyön mielekkyyttä rasittaa eniten juuri ne viime hetkellä tilatut työt. Pienet unohtamiset deadlinessa, esim. sanomalehti-ilmoituksessa tai nettibannerissa, ovat ihan inhimillisiä. Mutta, jos töitä tulee koko ajan viime tingassa, niin eikö se ole aika stressaavaa? Lisäksi nopeasti tehdyissä töissä luovaan suunnitteluun ei jää tarpeeksi aikaa ja virhemahdollisuus kasvaa. Suunnitteluun, sommitteluun, asemointiin ja työn hyväksymiseen kannattaa varata aikaa. Eli soita ja kysy ehdinkö tekemään.

Isommat projektit

Mitä isompi projekti sitä paremmin pystyy suunnittelemaan aikataulun, jossa on myös joustoa. Kun projekti on käynnistynyt, se yleensä valmistuu omalla painollaan. Tarkoitan, että hyvin aikataulutetussa projektissa kaikki osapuolet pysyvät kartalla missä mennään. Projektin johtaja myös vastaa työn kulusta ja infoaa osallisia.

Isompia projekteja ovat esim. nettisivut tai asiakaslehti. Nettisivut ovat usein iso ponnistus ja hyvin tärkeä osa yrityksen markkinointia. Niiden aikatauluttaminen voi olla haastavaa, riippuen sisällön määrästä ja paljonko on tekijöitä. Haitari voi olla kahdesta viikosta puoleen vuoteen. Asiakaslehti taas on kirjapainossa painettava, joten se pitää aikatauluttaa tiukasti. Lehti ilmestyy yleensä säännöllisesti ja julkaisupäivät on voitu sopia jo vuosi aiemmin. Kirjapainoon lähtee painovalmis aineisto, joka sitten painetaan ja lopuksi postitetaan.

Ikuisuusprojektit

Liiallisen kiireen vastakohta on odottavat tai asiakkaan kiireiden takia seisahtuneet työt. Pahimmillaan asiakkaasta ei kuulu mitään tai vastaus on välttelevä eikä uudesta aikataulusta ole tietoa. Suunnittelijankin into lopahtaa ennen pitkää ja nälkä ehtii tulla ennenkuin pystyy laskuttamaan. Eli kohteliasta on kertoa suoraan miksi työ viivästyy ja milloin sitä jatketaan. Samalla voidaan sopia jo tehdyn työn laskutuksesta.

Ammattimaisesti hoidettu projekti pysyy aikataulussa, vaikka lopussa olisikin tehty töitä hiki hatussa, että ehditään. Hyvin sujuneen työn jälkeen on voittajafiilis. JES me tehtiin se!!!

Kerron mielelläni lisää miten erilaisia töitä kannattaa aikatauluttaa ja mitä muuta tulee ottaa huomioon. Ota yhteyttä puh. 0400 799 755!